Organizar y compartir documentos y otros objetos con Calibre

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Calibre es una aplicación libre y traducida a múltiples idiomas (entre los que se encuentra el castellano, catalán, gallego y vasco) cuya objetivo primario es la catalogación y manipulación de libros electrónicos (e-books) en la mayoría de los formatos existentes EPUB, PDF, AZW3, TXT, MOBI y un largo etcétera. Está disponible para Linux, Windows y OS X (página de descargas).

Este artículo no pretende ser un manual de Calibre sino explorar otras aplicaciones prácticas más allá de la simple gestión de libros electrónicos. Aplicaciones que el autor lleva realizando con éxito en su labor docente desde hace ya varios años. Aunque su uso es bastante intuitivo aquí puede encontrarse la documentación oficial de Calibre que es suficientemente extensa y de calidad.

Instalación

Es relativamente sencilla y únicamente hay que seguir las instrucciones que encontraremos en su página de descargas. En el sistema operativo Ubuntu lo encontraremos también en el centro de software.

Una vez instalado nos preguntará donde queremos crear nuestra biblioteca. Podemos aceptar la ubicación que nos propone ya que en cualquier momento podremos cambiarla así como añadir otras bibliotecas de objetos desde las ubicaciones que queramos.

Añadir y catalogar objetos

Aunque la aplicación hace referencia a libros electrónicos la realidad es que acepta cualquier tipo de archivo (documentos, audio, vídeo, fotos, ejecutables, etc.).

Para añadir cualquier objeto bastará con abrir Calibre y soltar el objeto sobre la aplicación. Tras un breve proceso de importación quedará incorporado en nuestra biblioteca.

Conviene entender que Calibre creará una copia del objeto (documento, vídeo, etc.) en el lugar que le hemos indicado para ubicar nuestra biblioteca. Calibre creará una carpeta por cada Autor que tengamos. Lógicamente en el campo Autor no es necesario poner ninguna persona, puede ser cualquier otra cosa que nos interese. Por ejemplo, si estamos creando una biblioteca con los exámenes que tenemos, en autor podemos poner el curso actual, de este modo nos creará una carpeta para cada curso. Dentro de cada carpeta con el nombre que hayamos puesto en Autor tendremos una carpeta con el título del objeto. Esto es importante sólo hasta cierto punto, porque la forma en la que Calibre organiza los archivos que tenemos no nos debe preocupar ya que la búsqueda la realizaremos siempre a través de la interfaz del programa.

Además del autor y el título aparecen otros campos como las etiquetas (palabras que definen el contenido) la fecha de incorporación del archivo o la serie. La serie puede ser usada del modo que más nos convenga, por ejemplo, siguiendo con el ejemplo de los exámenes,  podemos tener una serie para los exámenes de cada materia o de la misma materia de diferentes cursos.

Si queremos eliminar un campo bastará con pulsar el botón derecho del ratón sobre su título y seleccionar Ocultar columna. Además podremos incorporar todos los campos que queramos pulsando el botón derecho del ratón sobre el título de cualquier columna y seleccionando Añadir columnas personalizadas.

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Biblioteca de documentos docentes
En cualquier momento podremos abrir el archivo que nos interese haciendo doble clic sobre el mismo.

Podemos hacer búsquedas escribiendo en el buscador superior así como seleccionando del panel izquierdo aquello que nos interese.

Bibliotecas virtuales

Las bibliotecas virtuales dan una enorme versatilidad a Calibre, ya que nos permiten mostrar sólo una parte de los archivos que forman parte de nuestra biblioteca de forma que podemos ver sólo el tipo de documento que nos interesa.

Podemos crear bibliotecas virtuales que serán mostradas como pestañas. Cada biblioteca virtual es algún tipo de búsqueda. En la figura anterior pueden verse 9 bibliotecas virtuales que permiten seleccionar los documentos de un mismo tipo (exámenes de matemáticas, de biología, exámenes de selectividad, etc.).

Para crear una biblioteca virtual se realiza cualquier búsqueda (escribiendo en el buscador o seleccionando algún campo del panel izquierdo) y seleccionamos Biblioteca virtual > Crear biblioteca. Le damos un nombre y ya está creada. Para que aparezca en forma de pestaña pulsamos sobre Biblioteca virtual y después en Mostrar como pestaña.

Organizador de documentos

Personalmente tengo todos mis documentos académicos en calibre, desde el año 2010 hasta la actualidad. Esto incluye todos los exámenes de selectividad de Biología y Matemáticas para las Ciencias Sociales y sus soluciones, desde el año 2000, todos los exámenes realizados, ejercicios y diversos manuales de prácticas. En total unos 500 documentos que de ser guardados en un sistema de carpetas tradicional sería enorme. Gracias a Calibre cada vez que tengo un nuevo documento sólo tengo que soltarlo sobre la aplicación y completar los campos que me interesan que son normalmente el título, autor (que en mi caso es el tipo de documento), la materia, el curso escolar y en el caso de documentos de ejercicios, las etiquetas con los temas que se tratan.

Además de esta biblioteca académica tengo otra con unos 3000 libros electrónicos sobre literatura de todo tipo, otra biblioteca sobre estadística y programación con unos 100 documentos y otra biblioteca con unos 300 vídeos (reportajes y películas).

Compartir las bibliotecas entre varios ordenadores

Para que estas bibliotecas estén disponibles tanto desde un portátil como desde un ordenador fijo o los ordenadores de otras personas, basta con crear la biblioteca en una carpeta compartida de Dropbox (o servicio similar) de forma que cada cambio realizado en la biblioteca se refleje en los otros ordenadores.

Compartir la biblioteca con otras personas vía web

La posibilidad de compartir la biblioteca a través de un navegador es algo muy interesante y versátil. Se puede, por ejemplo, permitir que los alumnos accedan desde su móvil u ordenador portátil a nuestra biblioteca o que otras personas examinen y se descarguen documentos y archivos de nuestra biblioteca. Esto permite compartir la biblioteca con aquellas personas que están usando la misma red wifi o por cable que nosotros. Si deseamos compartirlo con todo Internet también es posible pero harán falta unos conocimientos más elevados (básicamente redirigir el puerto 8080 de las conexiones exteriores hacia el ordenador que contiene la biblioteca en el router que nos conecta a Internet).

Para compartir nuestra biblioteca en la red local en la que estamos conectados en este momento (la de casa o la de la escuela) basta con pulsar el botón Compartir libros usando un servidor web y seleccionar Iniciar servidor de contenidos. Tras unos segundos nos aparecerá, pulsando el mismo botón, la dirección a la que los otros podrán conectarse a través del puerto 8080. Es decir, algo del tipo: http://192.168.1.130:8080 (la dirección concreta, los números, variará de una red a otra).

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Botón: Compartir libros usando un servidor web


Para dejar de compartir se hará a través del mismo botón. Si deseamos podemos poner también contraseña para que sólo se pueda conectar el que la conozca pulsando sobre el botón Preferencias y después en Compartir por la red.

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Botón: Preferencias
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Vista de una biblioteca compartida a través de la red
La versión web de Calibre puede verse desde cualquier dispositivo (fijo o móvil) con conexión a la red. Permite realizar búsquedas por campos así como por palabras, también permite descargarse los archivos a través del navegador.

Conclusión: Usos de Calibre

La versatilidad de Calibre hace que se pueda utilizar allí donde queramos organizar una gran cantidad de archivos y poder encontrarlos con facilidad a través de las búsquedas por campo, palabras clave o búsqueda genérica. El programa funciona perfectamente cuando se tienen miles de documentos y es cuando alcanza su mayor utilidad. Por ejemplo:
  • Documentos de trabajo personales. Con el paso del tiempo los exámenes, ejercicios, trabajos y multitud de otros documentos quedan relegados en múltiples tarjetas de memoria o discos duros. El uso de un sistema de clasificación es imprescindible si deseamos reutilizar la información.
  • Documentos de Centro. Imaginemos un Centro que almacene todos los exámenes que realizan los profesores del claustro, en pocos años el volumen de documentos desbordará cualquier sistema de clasificación basado en carpetas. Otros Centros guardan una copia de todos los trabajos de investigación realizados por los alumnos de bachillerato, sin un buen sistema de clasificación pronto cualquier trabajo quedará enterrado entre otros cientos por lo que será fácil perder la pista y quedará en el olvido. La recuperación de un trabajo particular será especialmente difícil.
  • Ejercicios, para que los alumnos dispongan de ellos en clase o para que el profesor pueda seleccionar rápidamente los que utilizará en la clase que empieza en poco tiempo.
  • Vídeos. Cuando se descargan reportajes o películas rápidamente nos podemos encontrar con una gran cantidad que dificulta la localización del vídeo que nos interesa.
  • Sonidos. Aunque de uso más limitado, determinadas asignaturas como la música, necesitan de una base de datos de audios.
  • Libros para uso personal, quizás es el motivo por el que se creó Calibre pero para un docente puede ser secundario.
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Original: http://feedproxy.google.com/~r/educativart/~3/u5vUlEitKbw/organizar-y-compartir-documentos-y.html
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Publicado: 17.3.2017 @ 18:10